Categories
#FAQ/ТОВ електронний документообіг

Електронний документообіг ТОВ

Електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Організація та ведення бухгалтерського обліку

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені в електронній формі (п.2. ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

Документи, складені в електронній формі, застосовуються у за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа (ст. 5 Закону України: «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Електронний документ повинен мати реквізити, установлені для аналогічного паперового документа. Зокрема, обов’язковими реквізитами електронних облікових документів є:

назва документа (форми);

дата складання;

назва підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора.

Таким чином, обов’язковим реквізитом електронного документа є електронний підпис, який використовується для ідентифікації автора електронного документа.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Зміст кваліфікованих сертифікатів електронного підпису та електронної печатки визначається ст. 23 Закону України «Про електронні довірчі послуги».

Укладення електронних договорів

Електронний договір – домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов’язків та оформлена в електронній формі (ст. 3 Закону України «Про електронну комерцію».

Звідси, зміст договір може бути зафіксований в одному або кількох електронних документах. Такий договір вважається вчиненим у письмовій формі.

Використання при укладені договорів електронного підпису допускається за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Таким чином, електронний договір має відповідати всім вимогам, встановленим для письмової форми правочинів, а саме:

зміст зафіксований в одному або кількох електронних документах (листах);

воля сторін на його вчинення виражена за допомогою електронного засобу зв’язку;

підписаний сторонами у порядку, визначеному чинним законодавством.

Автоматизація діловодства

Електронний документообіг автоматизує всі аспекти сучасного діловодства: створення реєстраційно-контрольних карток, РКК (карток документа); відправку доручень; здійснення контролю над виконанням документів; підготовку резолюцій; роботу з електронно-цифровим підписом, генерацію звітів та інш.

Все документи, з якими працюють користувачі, розділяється на окремі категорії – типи документів. Як правило існують шаблони документів (поширені у вітчизняному діловодстві): вхідні та вихідні листи, звернення громадян, службові записки, накази і т.д. Документи можуть посилатися на інші документи або бути дочірніми по відношенню до головних.

Доцільно ввести для електронних документів такі додаткові реквізити:

відмітку про користування документом із зазначенням посадової особи, яка відкрила документ, дати та часу користування;

відмітку про зміну документа із зазначенням даних співробітника, дати та часу, а також інформації про те, що саме було змінено в документі;

посилання на супровідні документи.

Крім того, електронний документообіг дозволить створити віртуальну структуру ТОВ, а також запровадити колективну роботу над документами.

Поштовий сервер як складова електронного документообігу дозволить створити внутрішні поштові скриньки користувачів – прийом/відправка повідомлень.

В системі електронного документообігу підтримується робота з електронним цифровим підписом. Працівники може підписувати документи і їх поля за допомогою електронного цифрового підпису. Такий підпис гарантуватиме цілісність і автентичність відбитку даного документа. Ніхто, крім автора документа, не зможе внести зміни в нього так, щоб про це не стало відомо під час перевірки ЕЦП.

LEGAL TECH В УКРАЇНІ

Share

Leave a Reply

Your email address will not be published.